Employer of Record (EOR) tại Việt Nam 2026: Hướng dẫn toàn diện cho doanh nghiệp nước ngoài
Ngày càng nhiều doanh nghiệp nước ngoài muốn có người làm việc tại Việt Nam trước khi quyết định lập công ty: một trưởng đại diện kinh doanh, một nhóm kỹ sư phần mềm, hay vài nhân sự giám sát chất lượng tại nhà máy đối tác. Lập pháp nhân cho vài người thường tốn nhiều tháng và chi phí duy trì không nhỏ. Mô hình Employer of Record (EOR) ra đời để giải quyết đúng bài toán này.
Bài viết tổng hợp những gì doanh nghiệp cần biết về EOR tại Việt Nam: cách mô hình vận hành, căn cứ pháp lý hiện hành, cách tính chi phí, và những rủi ro thường bị bỏ qua.
Tóm tắt nhanh
- EOR là đơn vị tại Việt Nam đứng tên người sử dụng lao động: ký hợp đồng lao động, trả lương, đóng bảo hiểm, khấu trừ thuế thay cho doanh nghiệp của bạn.
- Việt Nam chưa có văn bản riêng gọi tên "EOR". Mô hình phải được thiết kế đúng để không rơi vào diện cho thuê lại lao động trái quy định.
- Chi phí thực tế của doanh nghiệp bằng lương gộp cộng khoảng 23,5% các khoản đóng bắt buộc (với lao động Việt Nam), cộng phí dịch vụ EOR.
- Thông tin trong bài cập nhật đến tháng 10/2026.
1. EOR là gì?
Employer of Record là tổ chức đứng tên người sử dụng lao động về mặt pháp lý cho nhân sự làm việc tại một quốc gia, trong khi doanh nghiệp khách hàng là bên định hướng công việc hằng ngày. Tại Việt Nam, EOR thường đảm nhận:
- Soạn và ký hợp đồng lao động đúng Bộ luật Lao động.
- Tính lương, phát hành phiếu lương và chi trả lương hằng tháng.
- Đăng ký và đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
- Khấu trừ, kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Xin giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài (nếu có).
- Xử lý các thủ tục khi nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng.
EOR khác gì các dịch vụ nhân sự khác?
| Dịch vụ | Ai ký hợp đồng lao động | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Tuyển dụng (headhunt) | Doanh nghiệp của bạn | Đã có pháp nhân tại Việt Nam, chỉ cần tìm người |
| Employer of Record | Đơn vị EOR | Chưa có pháp nhân, cần thuê nhanh một số ít nhân sự |
| Cho thuê lại lao động | Doanh nghiệp cho thuê | Cần người tạm thời cho các công việc thuộc danh mục được phép, tối đa 12 tháng |
| Dịch vụ tính lương (payroll) | Doanh nghiệp của bạn | Đã có pháp nhân, muốn thuê ngoài khâu tính lương và bảo hiểm |
2. Khi nào doanh nghiệp nên dùng EOR?
- Thử nghiệm thị trường: muốn có đại diện bán hàng hoặc phát triển kinh doanh tại Việt Nam trước khi cam kết đầu tư.
- Đội ngũ nhỏ: chỉ cần từ một đến vài chục người, chưa đủ quy mô để lập và vận hành một công ty.
- Tuyển nhân sự từ xa: kỹ sư, nhà thiết kế, chuyên viên hỗ trợ khách hàng làm việc cho công ty mẹ ở nước ngoài.
- Giai đoạn chuyển tiếp: cần người ngay trong lúc chờ hoàn tất thủ tục thành lập pháp nhân.
- Dự án có thời hạn: triển khai hệ thống, giám sát nhà cung cấp, kiểm định chất lượng tại nhà máy đối tác.
3. Cơ sở pháp lý cần nắm (cập nhật 10/2026)
Việt Nam chưa có văn bản riêng điều chỉnh "EOR". Quan hệ giữa đơn vị EOR và người lao động chịu sự điều chỉnh của các văn bản chung về lao động, bảo hiểm và thuế:
| Văn bản | Nội dung liên quan |
|---|---|
| Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 (hiệu lực 01/01/2021) | Hợp đồng lao động, thử việc, thời giờ làm việc, chấm dứt hợp đồng, cho thuê lại lao động (Điều 52–58), lao động nước ngoài |
| Nghị định 145/2020/NĐ-CP | Hướng dẫn Bộ luật Lao động, trong đó có điều kiện cho thuê lại lao động, ký quỹ và danh mục 20 công việc được cho thuê lại (Phụ lục II) |
| Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15 (hiệu lực 01/07/2025) | Đối tượng và mức đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc |
| Luật Việc làm 2025 (hiệu lực 01/01/2026) | Bảo hiểm thất nghiệp; lao động nước ngoài không thuộc đối tượng đóng |
| Nghị định 293/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/01/2026) | Mức lương tối thiểu vùng |
| Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 và Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 | Biểu thuế lũy tiến 5 bậc; giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc |
| Nghị định 219/2025/NĐ-CP (hiệu lực 07/08/2025) | Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, thay thế Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP |
Lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP, mức lương tối thiểu tháng là:
| Vùng | Mức lương tối thiểu tháng |
|---|---|
| Vùng I | 5.310.000 đồng |
| Vùng II | 4.730.000 đồng |
| Vùng III | 4.140.000 đồng |
| Vùng IV | 3.700.000 đồng |
Vùng được xác định theo địa bàn nơi người lao động làm việc, tra cứu theo Phụ lục kèm Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
4. Ranh giới giữa EOR và cho thuê lại lao động
Đây là điểm quan trọng nhất và cũng hay bị hiểu sai. Điều 52 Bộ luật Lao động 2019 định nghĩa cho thuê lại lao động là việc người lao động giao kết hợp đồng với một doanh nghiệp cho thuê, sau đó chuyển sang làm việc và chịu sự điều hành của người sử dụng lao động khác. Nếu một thỏa thuận EOR vận hành đúng như mô tả này, nó sẽ chịu toàn bộ các ràng buộc của hoạt động cho thuê lại lao động:
- Chỉ được áp dụng cho 20 công việc thuộc Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP (ví dụ phiên dịch, thư ký, trợ lý hành chính, lễ tân, hỗ trợ bán hàng, hỗ trợ dự án).
- Thời hạn cho thuê lại đối với một người lao động tối đa 12 tháng (Điều 53 Bộ luật Lao động 2019).
- Doanh nghiệp cho thuê phải ký quỹ 2 tỷ đồng theo Điều 15 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Cập nhật năm 2026: Theo Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP (hiệu lực 01/07/2026), các thủ tục cấp, gia hạn, cấp lại và thu hồi giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động không còn được tiếp tục thực hiện; nghĩa vụ ký quỹ vẫn được duy trì. Song song, dự án Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật Lao động đang được Quốc hội xem xét, với đề xuất đưa cho thuê lại lao động ra khỏi danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Doanh nghiệp nên theo dõi văn bản chính thức khi luật được thông qua.
Trên thực tế, nhiều đơn vị EOR tổ chức dịch vụ theo hướng đơn vị EOR là bên sử dụng lao động thực chất: trực tiếp quản lý hợp đồng, nội quy, chấm công, đánh giá và kỷ luật, còn khách hàng mua kết quả công việc theo hợp đồng dịch vụ. Cách phân định này phụ thuộc vào cách hai bên thực sự vận hành, không chỉ vào tên gọi của hợp đồng. Vì vậy, trước khi ký, doanh nghiệp nên yêu cầu đối tác giải thích rõ mô hình pháp lý họ áp dụng cho từng vị trí.
5. Phân chia trách nhiệm giữa doanh nghiệp và EOR
| Hạng mục | Đơn vị EOR | Doanh nghiệp khách hàng |
|---|---|---|
| Hợp đồng lao động, nội quy | Soạn, ký, lưu trữ | Góp ý mô tả công việc, mức lương |
| Lương, phiếu lương | Tính và chi trả | Chuyển ngân sách lương và phí dịch vụ |
| Bảo hiểm bắt buộc | Đăng ký, đóng, xử lý chế độ | Không trực tiếp |
| Thuế thu nhập cá nhân | Khấu trừ, kê khai, quyết toán | Không trực tiếp |
| Giấy phép lao động (người nước ngoài) | Chuẩn bị hồ sơ, nộp, theo dõi | Cung cấp thông tin, giấy tờ của nhân sự |
| Mục tiêu và kết quả công việc | Phối hợp đánh giá | Đặt mục tiêu, phản hồi |
| Thiết bị, bảo mật, sở hữu trí tuệ | Đưa điều khoản vào hợp đồng lao động | Thống nhất yêu cầu trong hợp đồng dịch vụ |
6. Chi phí thực tế: ví dụ cụ thể
Giả sử bạn tuyển một nhân sự người Việt Nam làm việc tại TP. Hồ Chí Minh (vùng I), mức lương gộp 30.000.000 đồng/tháng, không có người phụ thuộc. Toàn bộ lương là căn cứ đóng bảo hiểm.
Các khoản doanh nghiệp chi trả
| Khoản | Tỷ lệ | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Lương gộp | 30.000.000 | |
| Bảo hiểm xã hội (hưu trí, tử tuất 14%; ốm đau, thai sản 3%; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp 0,5%) | 17,5% | 5.250.000 |
| Bảo hiểm y tế | 3% | 900.000 |
| Bảo hiểm thất nghiệp | 1% | 300.000 |
| Kinh phí công đoàn | 2% | 600.000 |
| Tổng chi phí trước phí dịch vụ EOR | 37.050.000 |
Thu nhập thực nhận của người lao động
| Khoản | Số tiền (đồng) |
|---|---|
| Lương gộp | 30.000.000 |
| Bảo hiểm người lao động đóng (8% BHXH + 1,5% BHYT + 1% BHTN = 10,5%) | −3.150.000 |
| Giảm trừ bản thân | 15.500.000 |
| Thu nhập tính thuế (30.000.000 − 3.150.000 − 15.500.000) | 11.350.000 |
| Thuế TNCN: 10.000.000 × 5% + 1.350.000 × 10% | −635.000 |
| Thực nhận | 26.215.000 |
Một số lưu ý khi đọc ví dụ:
- Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH và BHYT có mức trần bằng 20 lần mức lương cơ sở; với BHTN, trần là 20 lần mức lương tối thiểu vùng. Lương càng cao thì tỷ lệ chi phí bảo hiểm trên tổng lương càng giảm.
- Mức đóng tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp có thể thấp hơn 0,5% nếu doanh nghiệp đủ điều kiện áp dụng mức đóng thấp hơn.
- Phí dịch vụ EOR thường tính theo đầu người mỗi tháng hoặc theo tỷ lệ trên quỹ lương. Hãy hỏi rõ phí đã bao gồm những gì: xin giấy phép lao động, bảo hiểm sức khỏe bổ sung, thiết bị, hay chi phí chấm dứt hợp đồng.
7. Tuyển nhân sự nước ngoài qua EOR
EOR cũng có thể đứng tên tuyển người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Những điểm chính theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
- Thẩm quyền: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp giấy phép lao động.
- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cho cả bước chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép.
- Thời hạn: giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm và được gia hạn tối đa một lần, mỗi lần không quá 02 năm.
- Miễn giấy phép: người làm việc tại Việt Nam tổng cộng dưới 90 ngày trong một năm dương lịch không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
- Chuyên gia: yêu cầu tối thiểu 3 năm kinh nghiệm đối với chuyên gia đã được bỏ.
Về bảo hiểm, lao động nước ngoài có giấy phép lao động và hợp đồng lao động thuộc diện đóng BHXH và BHYT bắt buộc (trừ một số trường hợp như di chuyển nội bộ doanh nghiệp hoặc đã đủ tuổi nghỉ hưu). Từ 01/01/2026, lao động nước ngoài không thuộc đối tượng đóng bảo hiểm thất nghiệp theo Luật Việc làm 2025, nên tổng tỷ lệ đóng thấp hơn lao động Việt Nam 2 điểm phần trăm (1% mỗi bên).
Về thuế, người nước ngoài là cá nhân cư trú (có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong năm, hoặc có nơi ở thường xuyên) áp dụng biểu thuế lũy tiến như người Việt Nam. Cá nhân không cư trú chịu thuế suất toàn phần 20% trên thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh tại Việt Nam.
8. EOR hay lập pháp nhân?
| Tiêu chí | Dùng EOR | Lập công ty tại Việt Nam |
|---|---|---|
| Thời gian bắt đầu | Vài ngày đến vài tuần, tùy việc tuyển dụng | Thường nhiều tháng, tùy ngành nghề và thủ tục đầu tư |
| Chi phí cố định | Không có; trả theo số nhân sự | Vốn, văn phòng, kế toán, kiểm toán, báo cáo định kỳ |
| Hoạt động kinh doanh | Không ký hợp đồng bán hàng, không xuất hóa đơn tại Việt Nam | Đầy đủ, theo phạm vi được cấp phép |
| Quy mô phù hợp | Một đến vài chục nhân sự | Đội ngũ lớn, hoạt động lâu dài |
| Rút lui khỏi thị trường | Đơn giản, chấm dứt theo hợp đồng | Phải làm thủ tục giải thể, quyết toán thuế |
Một lưu ý về thuế doanh nghiệp: nếu nhân sự qua EOR thực hiện hoạt động tạo ra doanh thu tại Việt Nam một cách thường xuyên, chẳng hạn đàm phán và ký hợp đồng thay mặt công ty mẹ, doanh nghiệp nước ngoài có thể bị xem là có cơ sở thường trú tại Việt Nam. Hãy trao đổi với tư vấn thuế về phạm vi công việc trước khi triển khai.
9. Quy trình triển khai EOR cùng HR4U
- Trao đổi nhu cầu: vị trí, số lượng, địa điểm làm việc, mức lương dự kiến và thời gian cần người.
- Đề xuất mô hình và báo giá: HR4U đánh giá từng vị trí để chọn hình thức phù hợp (EOR, cho thuê lại lao động hay tuyển dụng trực tiếp) và gửi bảng chi phí chi tiết.
- Tuyển dụng (nếu cần): tìm nguồn, sàng lọc, phỏng vấn và hỗ trợ đàm phán offer.
- Ký kết và nhập việc: hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm, mã số thuế, giấy phép lao động với nhân sự nước ngoài.
- Vận hành hằng tháng: tính lương, chi trả, báo cáo minh bạch, xử lý chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ việc.
10. Checklist chọn đối tác EOR
- Đối tác giải thích được mô hình pháp lý áp dụng cho từng vị trí, đặc biệt ranh giới với cho thuê lại lao động.
- Hợp đồng dịch vụ có điều khoản rõ về bảo mật, sở hữu trí tuệ và quyền sở hữu sản phẩm công việc.
- Bảng phí minh bạch: phí quản lý, chi phí phát sinh khi chấm dứt hợp đồng, phí xin giấy phép lao động.
- Quy trình xử lý tranh chấp lao động và chấm dứt hợp đồng đúng luật.
- Báo cáo hằng tháng: bảng lương, chứng từ đóng bảo hiểm, chứng từ khấu trừ thuế.
- Có đội ngũ tại địa phương nơi nhân sự làm việc để hỗ trợ trực tiếp.
11. Câu hỏi thường gặp
Người lao động qua EOR có được hưởng đầy đủ quyền lợi không?
Có. Người lao động ký hợp đồng lao động với đơn vị EOR nên được hưởng đầy đủ quyền lợi theo Bộ luật Lao động: bảo hiểm xã hội, nghỉ phép năm, nghỉ lễ, chế độ thai sản và trợ cấp khi chấm dứt hợp đồng theo quy định.
Thời gian thử việc tối đa là bao lâu?
Theo Điều 25 Bộ luật Lao động 2019, thời gian thử việc tối đa là 180 ngày với người quản lý doanh nghiệp, 60 ngày với công việc yêu cầu trình độ từ cao đẳng trở lên, 30 ngày với trình độ trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật, và 6 ngày làm việc với công việc khác. Lương thử việc ít nhất bằng 85% lương của công việc đó.
Sau này lập công ty, có chuyển nhân sự từ EOR sang được không?
Được. Đơn vị EOR chấm dứt hợp đồng lao động theo thỏa thuận, công ty mới ký hợp đồng lao động mới với người lao động. Nên thống nhất trước cách xử lý thời gian làm việc và quyền lợi tích lũy để chuyển đổi không ảnh hưởng đến người lao động.
Có thể dùng EOR cho lao động phổ thông tại khu công nghiệp không?
Với lao động phổ thông làm việc tại nhà máy của khách hàng, hình thức phù hợp thường là cho thuê lại lao động hoặc dịch vụ thuê ngoài theo công đoạn, và phải tuân thủ danh mục công việc, thời hạn và ký quỹ nêu ở mục 4. HR4U có đội ngũ tại TP. Hồ Chí Minh và Tây Ninh để tư vấn mô hình phù hợp cho từng trường hợp.
Kết luận
EOR là cách nhanh và ít rủi ro để doanh nghiệp nước ngoài có đội ngũ tại Việt Nam mà chưa cần lập pháp nhân. Giá trị của mô hình nằm ở việc tuân thủ: hợp đồng đúng luật, bảo hiểm và thuế đầy đủ, và một cấu trúc pháp lý được thiết kế rõ ràng ngay từ đầu.
Nếu bạn đang cân nhắc tuyển nhân sự tại Việt Nam, hãy liên hệ HR4U qua email [email protected] hoặc số điện thoại +84 962 160 327 để được tư vấn miễn phí mô hình phù hợp.
Lưu ý: Bài viết mang tính tham khảo, cập nhật theo các văn bản pháp luật có hiệu lực đến tháng 10/2026 và không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.
Need help building your HR team?
HR4U is ready to support you every step of the way.